Kristine Pogge

WIE SIE DIE RICHTIGE EVENT-LOCATION FINDEN

Alle Jahre wieder!

Immer wieder werden wir von unseren Kunden nach Tipps für eine gute Event-Location gefragt. Das nehmen wir zum Anlass, Ihnen über unsere persönlichen Erfahrungen zu berichten und Ihnen wertvolle Tipps zu geben für die Suche nach dem optimalen Ort. Schließlich: Die Weihnachtsfeierzeit steht vor der Tür…

Frühe Planung ist der halbe Event

Wo bitte sind die ersten drei Viertel dieses Jahres geblieben? Mich hat es schon wieder kalt erwischt. Dabei wollte ich mir doch endlich einmal frühzeitig Gedanken machen über unsere diesjährige Weihnachtsfeier und mich um das passende Programm und vor allem um die passende Location kümmern. Nicht, dass diese dann am Ende schon wieder ausgebucht ist… Sie kennen das? Genau: Gehen wir in ein Restaurant oder buchen wir ein Catering? Soll das Ambiente eher exklusiv oder eher partylike sein? Gehen wir zusammen ins Kabarett oder Theater, oder bleiben wir lieber unter uns und laden einen Redner oder Künstler ein?

Es ist oft gar nicht so einfach, die optimal passende Location zu finden… Ob für die Weihnachtsfeier, das Führungskräfteseminar, die Kundenveranstaltung oder die Vertriebstagung. Anlässe gibt es viele, und an Locations jede Menge. Doch welche Location passt perfekt zu welchem Anlass?

Okay. Bleiben wir beim Beispiel Weihnachtsfeier. Die entscheidende Frage ist immer: Was möchte ich damit erreichen? Sie alle Jahre wieder nur deshalb zu veranstalten, weil das eben zum guten Ton gehört, das ist nicht genug. Das ist für die Mitarbeiter auf Dauer nicht attraktiv. Deshalb überlege ich genau: Was möchte ich meinen Mitarbeitern vermitteln? Wie sollen Sie unsere Weihnachtsfeier erleben? Was soll in ihren Köpfen hängen bleiben, mit welchem Gefühl sollen Sie später nach Hause gehen? Was ist der Spirit – und welche Location transportiert diesen am besten?

Ich denke zurück an unser Team-Coaching vor einigen Monaten. Da passte die Location perfekt! Ich wollte eine finden, die Offenheit und Kreativität fördert und die zugleich die besondere Wohlfühlatmosphäre eines geschützten Ortes vermittelt. Zuerst dachte ich an so etwas wie ein Coworking Space mit New Work-Feeling. Gleich bei uns um die Ecke bietet Design Offices solche Räumlichkeiten an. Die Richtung stimmte, die Räumlichkeiten sahen mir aber doch zu officelike aus. – Mir kam mein Gespräch mit Sascha Korn in den Sinn, den ich kürzlich auf einem Networking-Event getroffen hatte. Der Location Manager des „LOFTs im Frankfurter Bahnhofsviertel“ berichtete mir mit leuchtenden Augen, wie er das Loft Stück für Stück im New Yorker Hinterhofcharme hergerichtet hat. Dass er es zunächst als Wohnung nutzen wollte, es inzwischen aber für Foto Shootings und kleine, feine Events vermietet. Also schaute ich mir diese Location an. Und kaum hatte ich die lichtdurchfluteten Räume betreten, da wusste ich: Das ist es! Eingerichtet wie eine stylische Wohnung, strahlt dieses Loft auf Anhieb Behaglichkeit aus, gepaart mit professioneller Funktionalität. Auch die persönliche Betreuung und das unkomplizierte Handling überzeugten mich. Und nicht nur mich. Mein Team war begeistert, unser Teamworking-Day hätte nicht besser verlaufen können.

Das Beispiel zeigt: Mit der Suche nach der perfekten Location ist es wie mit der nach dem perfekten Redner: zuallererst muss die Zielsetzung der Veranstaltung klar sein! Dazu müssen beide optimal passen. So wie der richtige Keynote Speaker zur Erreichung des Ziels beiträgt, so tun es gleichermaßen die Umgebung und die Atmosphäre, in denen ein Event stattfindet.

Ob Sie ein Seminar für 20 Teilnehmer, einen Event für 200 Kunden oder einen Kongress für 2.000 Gäste planen, wir stehen Ihnen bei der Location-Suche gerne beratend zur Seite. Und für alle Fälle haben wir Ihnen eine 10 Punkte-Checkliste zusammengestellt, die Ihnen ganz sicher bei der Suche hilft.

Übrigens… Wir veranstalten in Kooperation mit einer unserer Lieblingslocations, der Villa Orange, dem einzigen biozertifizierten Business Hotel in Frankfurt am Main, regelmäßig kleine, feine Vortragsabende. Kommen Sie doch einmal vorbei und erleben Sie fesselnde Speaker und Nachwuchsredner. Sie sind herzlich eingeladen!

10 Punkte-Checkliste

10 Punkte-Checkliste: So finden Sie die perfekte Location für Ihr Event!

Die folgende 10 Punkte Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fragen und Themen rund um die Suche nach der perfekten Location. Sobald Sie eine oder mehrere Locations in die engere Auswahl gefasst haben, empfehlen wir die Besichtigung vor Ort – auch bei der Planung von kleinen Veranstaltungen. Sollte dies nicht möglich sein, lassen Sie sich aussagekräftige Bilder der Location schicken und gehen Sie alle Punkte mit dem Location Manager durch. Während eines solchen Gespräches erhalten Sie nicht nur die für Sie wichtigsten Fakten zur Location selbst, sondern ebenso einen Eindruck, wie professionell Ihr Gegenüber arbeitet. – Aber zuerst müssen Sie herausfinden, welche Art von Location überhaupt zu Ihnen passt.

1. Das Ziel Ihrer Veranstaltung
Was soll mit der Veranstaltung, die Sie planen, erreicht werden? Genau diese Frage sollte eindeutig beantwortet sein, bevor es um Fragen wie Größe, Lage, Ausstattung der Location geht. Ist das Ziel Ihrer Veranstaltung nicht klar definiert, laufen Sie Gefahr, bei Ihrer Suche in die falsche Richtung zu laufen. Die Event-Location muss auf die Zielgruppe und das Thema Ihrer Veranstaltung abgestimmt sein. Welches Ergebnis soll die Veranstaltung bringen? Welche Inhalte und Botschaften sollen transportiert werden? Mit welchem Gefühl sollen Ihre Gäste nach Hause gehen? Und was sollen sie den Lieben daheim von Ihrer Veranstaltung berichten? Schreiben Sie es auf!

2. Die Art der Location
Historisches Ambiente oder Industrie-Look? Stylisches Design oder lässiger Charme? Feste Raumstruktur oder individuelle Gestaltungsmöglichkeiten? Die Frage nach der Art, dem Stil der Location richtet sich neben Ihrer Zielsetzung danach, welche Werte, welche Stimmung, welches Image oder welchen Gesamteindruck Ihre Veranstaltung den Teilnehmern vermitteln soll. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Beantwortung dieser Fragen. Oft hat der interne Auftraggeber im Unternehmen bereits eine ganz konkrete Vorstellung im Kopf. Fragen Sie ggf. so lange nach, bis Sie wissen, wo die Reise hingehen soll.

3. Die Größe der Location
Sie feiern eine große Party bei sich zuhause. Und wo ist die Stimmung nach Mitternacht am besten? Genau: Zwischen leeren Gläsern und sich auf dem Tisch stapelnden Tellern, aufgerissenen Chipstüten und angebrochenen Weinflaschen feiern die Unverdrossenen in Ihrer winzigen Küche weiter, während Sie bereits todmüde ins Bett gefallen sind. Die Größe der Location richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmer ebenso wie nach dem von Ihnen geplanten Programm. Sollen die Teilnehmer viel Raum für Aktion und Bewegung haben, oder soll es eher familiär-gemütlich zugehen? Bedenken Sie bei der Wahl Ihrer Location: Ist sie zu groß, kann der Eindruck entstehen, dass weniger Gäste als geplant gekommen sind. Das erzeugt ein Unwohl-Gefühl von Leere. Eine zu kleine Location wiederum kann beengend wirken und den Teilnehmern buchstäblich die Luft zum Atmen und (Mit)Denken nehmen.

4. Lage des Veranstaltungsortes
Wollen Sie eher ein urbanes Feeling vermitteln oder legen Sie Wert auf ländliche Ruhe? Woher und wie Ihre Teilnehmer anreisen, ist für die Wahl des Veranstaltungsortes und die Lage Ihrer Event-Location ein wichtiges Auswahlkriterium. Je nach Art des Events ist es unverzichtbar, dass die Anreise zum Ort des Geschehens mit dem Auto und/oder den öffentlichen Verkehrsmitteln möglich ist. Es sollten vor Ort ausreichend Parkplätze oder nahegelegene Parkhäuser vorhanden sein. Sollte der Weg vom Bahnhof zur Location recht weit sein, bietet sich die Einrichtung eines Shuttle-Services an. Ebenso wichtig ist die frühzeitige Klärung und Reservierung von Übernachtungsmöglichkeiten in möglichst unmittelbarer Nähe der Location, oder ggf. in der Location selbst.

5. Infrastruktur der Location
Den besten Eindruck über die Infrastruktur einer Location erhalten Sie durch die Besichtigung vor Ort.. Dabei geht es je nach Anforderung um Fragen wie

  • Mit wie vielen Räumen oder Außenflächen ist die Eventlocation ausgestattet?
  • Wie sehen die Nutzungsmöglichkeiten der Räume/Außenflächen aus?
  • Sind die Räume ggf. teilbar und/oder befahrbar?
  • Wie stellen sich Entlade- und Belademöglichkeiten dar und wie sind die Laufwege für den Auf- und Abbau?
  • Hat es ausreichend Parkplätze?
  • Bei einer mehrstöckigen Location: Gibt es Aufzüge?
  • Ist die Location behindertengerecht?
  • Ist die technische Ausstattung ausreichend (Stromanschlüsse, WLAN, Leinwand, Beamer, Tonanlage, Klimaanlage etc.)?
  • Gibt es vor Ort einen Techniker, der die Technik am Veranstaltungstag betreut und Ansprechpartner für alle Fragen im Vorfeld ist?
  • Gibt es eine Bühne oder kann diese bei Bedarf aufgebaut werden?
  • Kann die Bühne von allen Plätzen im Raum gut gesehen werden?
  • Wie ist die Beleuchtung? Gibt es Tageslicht? Kann die Location/der Raum bei Bedarf verdunkelt werden?
  • Wie gut ist die Raumakustik und welche Qualität hat die vorhandene Tonanlage? Ist sie beispielsweise ausreichend für einen musikalischen Beitrag?
  • Finden in der Location parallel zu der Ihren weitere Veranstaltungen statt – und ist Ihnen das recht?
  • Und nicht zu vergessen: Gibt es eine Garderobe? Wie schauen die Sanitäranlagen aus?

6. Die Möblierung
Auch für die Möblierung spielen Teilnehmergruppe, Programm und Ziel Ihrer Veranstaltung eine wichtige Rolle. Können Sessions im Stehen stattfinden oder sollten alle Teilnehmer zu aller Zeit eine Sitzgelegenheit haben? Ist eine klassische Bestuhlung passend oder schaffen Sitzhocker, Bänke, Lounge-Möbel oder „runde Tische“ die Atmosphäre, die angestrebt wird? Werden Stellwände benötigt und gesonderte Kommunikationsecken? – Wer einen ganzen Tag aktiv mitarbeiten soll, braucht ein entsprechendes Möbelumfeld. Die meisten Event-Locations bieten eine Grundausstattung inkludiert an und stellen weiteres Mobiliar gegen eine zusätzliche Gebühr zur Verfügung. Daneben gibt es zahlreiche Mietmöbel-Anbieter, die sich auf Events spezialisiert haben. Übrigens lohnt es sich auch, Wert auf passende Ausstattungsaccessoires zu legen. Inspirierende Bilder an den Wänden, ein Schale mit Obst auf dem Tisch oder Pflanzen auf der Bühne können entscheidend zum Wohlfühlgefühl und damit zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beitragen.

7. Catering
Wie heißt es so schön? Liebe geht durch den Magen. Das gilt auch für Ihre Veranstaltung. Deshalb sollten Sie sich frühzeitig informieren, ob Sie das Catering für Ihr Event frei wählen können oder an das hauseigene Catering gebunden sind. Ist Letzteres der Fall, sollten Sie unbedingt abklären, ob das Angebot des Catering-Services Ihren Vorstellungen, Anforderungen und Ansprüchen entspricht. Wollen oder müssen Sie bestimmte Ernährungsvorlieben bedienen? Braucht es Brain-Food oder darf es üppig sein? Denn auch das Catering sollte als wichtiger Wohlfühlfaktor das Gesamtkonzept Ihrer Veranstaltung widerspiegeln und unterstreichen. Stellen Sie sich vor, Sie besuchen ein Restaurant, welches mit seinem Ambiente, seinem Service und der Auswahl der angebotenen Speisen genau Ihren Geschmack und Ihren Anspruch trifft. Aber das Essen selbst hält dann nicht, was es verspricht. Sie sind enttäuscht und werden dieses Restaurant kein zweites Mal besuchen? Genau. Zu viele Kompromisse beim Catering wirken sich nachteilig auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung aus.

8. Sicherheit in der Location & Vorschriften
Wer Veranstaltungen konzipiert, plant, organisiert und durchführt ist meistens ein kreativ denkender Mensch. Themen wie Fluchttüren, Feuerlöscher, Ort des Erste-Hilfe-Kastens oder Notbeleuchtungen gehören da zumeist zu den eher lästigen Themen. So passiert es nicht selten, dass das Thema Sicherheit bei der Wahl der geeigneten Location unterschätzt bzw. als zweitrangig betrachtet wird. Machen Sie sich deshalb von Beginn an bewusst: Die Sicherheit Ihrer Gäste ist oberstes Gebot! Achten Sie bei der Planung und Umsetzung Ihres Events darauf, dass Fluchttüren und Fluchtwege nicht verschlossen oder verstellt werden. Sprechen Sie das Thema Sicherheit auch beim Location-Manager an und versichern Sie sich, dass alles auf dem erforderlichen Stand ist. Versichern Sie sich auch, dass die Eventbetreuer, sofern sie nicht von der Location gestellt werden, eine entsprechende Einweisung erhalten. Denn es geht um die Versicherung für Ihre Sicherheit – und die Ihrer Gäste.
Das Mieten und die Nutzung von Locations sind an bestimmte Vorschriften gebunden. Locations müssen beispielsweise die Versammlungsstättenverordnung erfüllen. Darin sind bundeslandspezifisch Bau und Betrieb der Locations rechtlich bindend geregelt. Sie sollten frühzeitig mit dem Location-Manager abstimmen, welche möglichen Schadensfälle über ihn abgedeckt sind und ob es ggf. notwendig ist, eine zusätzliche Versicherung für die Veranstaltung abzuschließen. Auch, damit es keine langen Gesichter gibt, wenn die Stimmung Ihrer Mitarbeiterparty gerade wie gewünscht kocht, der Hausherr aber die Musik abdreht mit dem Hinweis, dass laute Musik nur bis 23 Uhr erlaubt ist. Solche Punkte sind üblicherweise in der Hausordnung geregelt, welche Sie sich unbedingt im Vorfeld zeigen lassen sollten. Erfahrungsgemäß regelt die Hausordnung auch das Thema „separater Raucherbereich“.

9. Budget & Kosten
Budget einerseits und Kosten andererseits, das kann so eine Sache sein. Die Angebote der Locations können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Das erschwert den Vergleich. Raummiete, technischer Bedarf, Mobiliar, Catering, Personal für Garderobe, Technik und Service, da kommt schon eine ganze Liste an Kostenpunkten zusammen, die berücksichtigt werden müssen. Deshalb gilt auch hier: Je klarer Ihr Ziel ist und je genauer Sie wissen, was Sie benötigen, umso einfacher wird die Kostenplanung. Erstellen Sie sich Ihre persönliche Checkliste und gehen Sie diese mit dem Location-Anbieter durch. Fragen Sie auch nach möglichen Nebenkosten wie solchen für Strom, Heizung, Endreinigung und Abfallbeseitigung.

10. Final Tipp
Welche Art von Veranstaltung auch immer Sie planen, seien Sie offen für Locations, die untypisch für Ihr Format sind. Nicht selten ist es der außergewöhnliche Charme einer Location, der zum Zugpferd wird und/oder das i-Tüpfelchen auf Ihren Event setzt. Ein Strategiemeeting in einem Loft mit Wohnungscharakter. Ein Kundenevent in einem Zirkuszelt. Eine Ausstellermesse in einer Kirche. Eine Produktpräsentation in einem Club. Ein Netzwerkmeeting in einem Sportverein. Oder ein Firmenjubiläum auf einem Schiff.– Außergewöhnliche Locations überraschen, wecken neue Assoziationen, inspirieren und wirken emotional lange nach.

 

Sie wollen die wertvollen 10 Tipps für die passende Eventlocation immer bei sich haben? Dann laden Sie hier unsere Tipps herunter!